Penawaran ongkos kirim yang cepat dan akurat berawal dari data kiriman yang lengkap. Semakin jelas informasi yang Anda berikan, semakin kecil kemungkinan ada biaya tambahan atau jadwal yang bergeser. Gunakan daftar berikut sebagai panduan.

1. Alamat asal dan tujuan

Tuliskan alamat lengkap lokasi penjemputan dan pengantaran, termasuk kota dan kode pos. Bila memungkinkan, sertakan titik lokasi di peta. Untuk pengiriman antarpulau, sebutkan juga apakah barang perlu dijemput dan diantar sampai alamat penerima (door-to-door), atau cukup sampai pelabuhan atau bandara.

2. Nama dan nomor kontak

Siapkan nama serta nomor telepon yang aktif di lokasi muat dan di lokasi bongkar. Petugas lapangan sering perlu berkoordinasi langsung, misalnya saat mencari alamat atau mengatur waktu bongkar.

3. Jenis barang

Jelaskan barang yang dikirim, misalnya suku cadang mesin, makanan kemasan, atau perabot. Informasi ini menentukan cara penanganan dan moda yang bisa dipakai. Beberapa barang, seperti cairan mudah terbakar, baterai, atau bahan kimia, memiliki aturan khusus, terutama untuk kargo udara.

4. Jumlah koli, berat, dan ukuran

Catat jumlah koli (kemasan), berat setiap koli, serta panjang, lebar, dan tinggi kemasan dalam sentimeter. Data ini dipakai untuk menghitung berat volume dan memilih ukuran kendaraan atau kontainer.

5. Nilai barang

Perkiraan nilai barang membantu menentukan tingkat kehati-hatian penanganan dan diperlukan bila kiriman ingin diasuransikan.

6. Jadwal

Sampaikan kapan barang siap diambil dan kapan paling lambat barang harus tiba. Dengan begitu, moda dan jadwal keberangkatan bisa disesuaikan sejak awal.

7. Kondisi lokasi muat dan bongkar

Informasi kecil di lokasi bisa sangat berpengaruh, misalnya:

  • Lebar jalan dan apakah truk besar bisa masuk.
  • Jam operasional gudang atau aturan jam masuk kendaraan berat di area tersebut.
  • Ketersediaan forklift atau tenaga bongkar muat.

8. Dokumen pendukung

Siapkan dokumen yang menyertai barang, seperti surat jalan, packing list (daftar isi kemasan), atau faktur. Dokumen ini membantu pemeriksaan barang di titik muat dan di tujuan.

Setelah semua data terkumpul, Anda bisa mengirimkannya sekaligus dalam satu pesan saat meminta penawaran.